Cara Mencatat Utang Piutang Usaha Kecil agar Tidak Ada yang Terlupa

Tim BisnisJuara · 15 Oktober 2026

Pemilik usaha kecil jarang bangkrut karena tidak ada pembeli. Lebih sering, uangnya "tertahan": pelanggan membayar nanti, supplier minta dibayar minggu depan, dan tidak ada yang ingat siapa berutang berapa. Penjualan terlihat ramai, tapi uang di laci tipis.

Kuncinya sederhana: utang dan piutang harus dicatat di satu tempat, dengan tanggal dan jatuh tempo. Artikel ini menjelaskan cara melakukannya tanpa ilmu akuntansi.

Bedakan dua hal ini

Utang adalah uang yang harus Anda bayar, misalnya belanja barang dari supplier yang pembayarannya ditunda.
Piutang adalah uang yang harus diterima Anda, misalnya pelanggan yang membayar belakangan atau baru membayar uang muka (DP).

Keduanya sama-sama harus dipantau, tapi dengan tujuan berbeda. Utang dipantau supaya Anda tidak telat bayar dan kehilangan kepercayaan supplier. Piutang dipantau supaya uang Anda benar-benar kembali.

Apa yang wajib dicatat

Untuk setiap utang atau piutang, catat enam hal ini:

Siapa — nama supplier atau pelanggan beserta nomor yang bisa dihubungi.
Berapa — nilai total dan berapa yang sudah dibayar.
Untuk apa — nomor nota atau barang/jasa yang menjadi sebabnya.
Tanggal terjadi — kapan transaksinya.
Jatuh tempo — kapan seharusnya dilunasi. Tanpa tanggal ini, "nanti" bisa berarti kapan saja.
Riwayat pembayaran — setiap cicilan beserta tanggalnya.

Catatan yang hanya berisi "Pak Budi, 500 ribu" hampir tidak berguna enam bulan kemudian.

Cara membuat daftar umur piutang

Daftar umur piutang adalah alat paling berguna untuk menagih. Caranya: kelompokkan piutang berdasarkan sudah berapa lama belum dibayar.

0–7 hari — masih wajar. Cukup diingatkan lewat pesan singkat.
8–30 hari — mulai diperhatikan. Hubungi langsung dan tanyakan kapan bisa dibayar.
Lebih dari 30 hari — prioritas. Makin lama dibiarkan, makin kecil kemungkinan tertagih.

Tinjau daftar ini seminggu sekali, misalnya setiap Senin pagi. Lima belas menit seminggu sudah cukup untuk mencegah sebagian besar piutang macet.

Lima kebiasaan yang mencegah masalah

1. Tulis kesepakatan sejak awal

Sebelum memberi tempo, sebutkan tanggal jatuh temponya dan catat. Kesepakatan lisan yang tidak tercatat adalah sumber sebagian besar perselisihan.

2. Minta uang muka untuk pesanan besar

Piutang terkecil adalah piutang yang tidak pernah terjadi. Untuk pesanan yang bahannya Anda beli khusus, uang muka melindungi modal Anda. Rinciannya kami bahas di artikel tentang berapa persen DP yang aman untuk pesanan cetak.

3. Batasi tempo per pelanggan

Tidak semua pelanggan layak diberi tempo yang sama. Pelanggan baru sebaiknya membayar tunai, atau dengan tempo pendek dan nilai terbatas. Perpanjang kepercayaan setelah ia terbukti membayar tepat waktu.

4. Pisahkan uang usaha dan uang pribadi

Utang usaha dibayar dari uang usaha. Kalau keduanya tercampur, Anda tidak akan pernah tahu apakah usaha ini sebenarnya untung.

5. Bayar utang sebelum jatuh tempo, bukan sesudahnya

Supplier yang selalu dibayar tepat waktu biasanya lebih mau memberi tempo lebih panjang atau harga lebih baik saat Anda butuh.

Contoh sederhana

Toko bangunan membeli semen dari supplier senilai Rp8.000.000 dengan tempo 14 hari. Pada hari yang sama, ia menjual bahan ke seorang tukang senilai Rp2.500.000 yang akan dibayar akhir pekan.

Pada catatannya: utang Rp8.000.000 jatuh tempo tanggal X; piutang Rp2.500.000 jatuh tempo Sabtu. Setiap Senin pemilik meninjau keduanya. Ia tahu persis berapa uang yang harus disiapkan sebelum tanggal X, dan siapa yang harus ditagih lebih dulu agar uang itu tersedia.

Dari buku catatan ke aplikasi

Buku catatan cukup untuk beberapa transaksi. Begitu pelanggan dan supplier bertambah, masalahnya muncul: catatan terpisah dari nota, sulit dicari, dan tidak ada pengingat.

Di aplikasi kasir JuaraPOS untuk toko, pembelian dari supplier yang dibayar belakangan tercatat sebagai utang usaha, sehingga Anda bisa melihatnya dengan jelas. Untuk pelanggan yang dicatat namanya, kasir bisa menerima pembayaran sebagian: sisa tagihan tampil di nota, dan nota baru tercatat lunas setelah sisanya dibayar.

Apa pun alatnya, aturan dasarnya sama: catat siapa, berapa, kapan jatuh tempo, dan tinjau seminggu sekali.